◆書類を作る前に～手書き？データ？書類の形式～
ということでまずは書類を作り出す前の準備のお話から。
履歴書や職務経歴書を作るときにいまだに出るのが、手書きかデータか論争です。
ひと昔前は応募書類は手書きするのが通説でしたね。手書きの方が熱意が伝わるとかなんとか・・。
最近は選考のデジタル化の流れもあって、履歴書・職務経歴書もwordやexcelなどのデータで作成いただくのが普通になっています（ちなみに当社はすべてデータでご提出いただいています）。
大事なのは形式ではなく、内容なので。
逆に手書きで提出する必要がある場合は求人票や応募時の案内などに
「手書きで」と注意書きがあったりします。
そうでなければデータで全然問題ありませんよ。
◆正確な書類を作るポイント
いよいよここから本題です。まずは、
１．履歴書と職務経歴書の西暦・和暦表記を合わせましょう。
和暦表記の履歴書と西暦表記の職務経歴書で、年がずれてしまっている書類をよく見かけます。
確かに記載例なんかに「履歴書は和暦で書くもの」と載っていたりしますし、かくいう私もそれが普通だと思っていました。
でも、それで年がずれてしまうと、途端に正確さを欠く書類になってしまうんですよ。
そのため、当社では西暦で統一して記入をお願いしています。
表記をどちらに寄せるかは企業によっても考え方が違いますので、応募先企業の採用担当者や紹介会社にしっかり確認しましょう。
（表記を変えてずれるより、あらかじめどちらかに決めて作ってもいいと思います。）
２．履歴書と職務経歴書で表記に相違がないか確認しましょう。
履歴書には2019年9月入社、職務経歴書には2019年8月入社、と記載してあるなども日常茶飯事です。どっちが正しいの！？ってなってしまいます。
こちらも一度作成した後で、二つの書類の入退社年月などを見比べて間違いがないか確認しましょう。
特に職務経歴書は詳細を記載するため、年月を書くところも多くなって大変かと思いますが、正確な書類を作るためです。すべて相違がないかフルチェックしてください。
また書類を拝見していると、時間軸がおかしくなっているケースもしばしば見かけます。
違う二つの会社の在籍期間が重なっているとか、年月が遡っているとかですね。
当然ですが、離職期間があるのにものぐさをして繋げちゃえ！なんてのもNG！
それは立派な経歴詐称です。笑えないので勘弁してください。
そんなの当り前だ、と思われるかもしれませんが、
できている方、とてもとても少ないです・・・。
間違うはずがないと思わずに、しっかりチェックして正確な書類をめざしましょう！
３．正式名称を記載しましょう。
皆さん意外と出身校や企業名の正式名称を書いていないんです。
例えば当社の場合だと、
「シミックイニジオ」
「シミック・イニジオ㈱」
「株式会社シミック・イニジオ」
こういった記載を見かけます。
「シミック・イニジオ株式会社」と、正式名称で記載しましょう。
前株・後株で別の企業が存在する場合もありますし、社名に「・」や半角スペースが入っていれば、それも含めて企業名ですから。省略、改変はNGです。
ご不安であれば、企業のWEBサイトで会社概要を確認するのをお勧めします。
特に製薬企業に多い、合併や分社化によって途中で社名が変わった場合は、
例１)
2013年 4月 株式会社シミックエムピーエスエス（現 シミック・イニジオ株式会社）入社
2014年 8月 シミック・イニジオ株式会社 退職
例2)
2013年 4月 株式会社シミックエムピーエスエス 入社
2014年10月 シミックホールディングス買うb式会社とUDGヘルスケアによる合弁会社化により「シミック・アッシュフィールド株式会社」に社名変更
2023年 10月 シミック・アッシュフィールド株式会社から「シミック・イニジオ株式会社」に社名変更
2024年 8月 シミック・イニジオ株式会社 退職
このように時系列を追って社名を記載すれば、在籍先が変わっていないことがわかります。
事情を知らない第三者が見てもわかるかな？という視点で考えるのがポイントです。
４．氏名は正しく書きましょう
名前に常用外漢字が入っているとか、旧姓などビジネスネームを使いたい場合に書類にどう書くかというのも迷うポイントですよね。
結論から言うと、履歴書・職務経歴書には「（漢字を含めて）戸籍に記載されている本名」を書きましょう。外国籍の方も同様です。パスポートや外国人登録証明書を元に書くのが正解です。
履歴書・職務経歴書は正式書類のため、あくまで「通称」であるビジネスネームや、本名と違う漢字の記載（例：渡邊→渡辺、髙橋→高橋）は認められません。ビジネスネームで書類を作成し、内定後に実は本名が違うことを伝えたところ、内定が取り消しになったという他社事例も聞いたことがあります。もしもビジネスネームを使いたいとか、システムの都合で正しい漢字が表示できない場合には、その旨を備考欄で補足しておくとよいでしょう。
もちろん当社では氏名の記載で内定取り消しはありませんが、提出された書類に記載されているのがビジネスネームなのか虚偽の記載なのかは、採用担当には見分けられません。
選考や入社手続きでいらぬ心配をすることがないようご理解いただけると嬉しいです。
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いかがでしたか。
ここまで正確な記載をすることにフォーカスして作成のポイントをお話してきました。
履歴書・職務経歴書は、あなた自身を示す「大切な正式書類」です。
なので、何よりも正確に書くことを大切に作成していただければと思います。
もちろん、企業ごとにルールが違ったりもするので、そこは求人票や採用担当からの案内をよく確認しましょう。
最後にもう一度「履歴書・職務経歴書は正式な書類」です。
ここまで読んでくださりありがとうございました。
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